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苦情相談窓口で苦情の内容を記録する場合には、「苦情の受付日」、「相談内容」、「対応日付」、「対応内容」等を記録できるようにフォームを作成する必要があります。また、これに加えて「受付担当者名」、「対応担当者名」等も記録できるようにするとよいと思います。 　個人情報保護ガイドライン22条でその設置が求められている苦情相談窓口は、 次の2つに対応する必要があります。 　　１．個人情報に関する苦情・相談 ２．貴社のコンプライアンス・プログラムに関する苦情・相談 　　苦情相談窓口は、外部の個人または顧客企業等からの苦情・相談だけではなく、従業員からの苦情にも対応する必要がありますので、これらのことも勘案しながら、苦情相談窓口の設置形態を考え、フォームを作成する必要があるでしょう。 　情報サービス事業者の場合、扱う個人情報の多くは受託業務によるものが多く、その限りではむしろ委託企業からの苦情等に対応することのほうが重要であると思われますが、委託契約との関係で情報主体からの苦情等も扱う必要がある場合には、相談窓口を設置する必要があります。 また、これに関連して、預託を受けた個人情報に関して個人から苦情等を受けた場合には、当該苦情等を処理するのは預託元であるので、その苦情等を預託元に連絡する必要があるでしょう。 　なお、苦情相談で受け付けた情報自体も個人情報となりますので、管理の対象とされることが必要です。

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